Terms of Service

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende termen de volgende betekenis:

• "Synero", "wij", "ons": De aanbieder van het platform, gevestigd in België
• "Klant", "u", "uw": De zakelijke entiteit die een contract aangaat voor het gebruik van Synero
• "Platform": Het Synero SaaS-platform voor order management, inclusief alle software, functionaliteiten en diensten
• "White-label": De aanpassing van het platform met uw eigen branding (logo's, kleuren, domeinnaam)
• "Eindgebruiker": Personen die het platform gebruiken via uw white-label implementatie (bijvoorbeeld uw medewerkers of klanten)
• "Tenant": Een afzonderlijke, geïsoleerde instantie van het platform voor uw organisatie
• "Diensten": Alle diensten die Synero levert, inclusief het platform, ondersteuning en onderhoud
• "Transactiekosten": Procentuele vergoeding over het transactievolume verwerkt via het platform

2. Aanvaarding van de Voorwaarden

2.1 Contractvorming

Door het Synero platform te gebruiken of een contract met ons aan te gaan, verklaart u dat u:

• Deze Algemene Voorwaarden volledig heeft gelezen en begrepen
• Deze voorwaarden accepteert en ermee akkoord gaat gebonden te zijn
• Handelt namens een rechtsgeldige zakelijke entiteit
• Bevoegd bent om namens die entiteit contracten aan te gaan

2.2 Wijzigingen in Voorwaarden

Wij behouden ons het recht voor om deze voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u minimaal 30 dagen van tevoren op de hoogte stellen via e-mail. Uw voortgezette gebruik van de Diensten na de ingangsdatum van de wijziging betekent dat u de gewijzigde voorwaarden accepteert.

3. Diensten en Licentie

3.1 Dienstverlening

Synero biedt de volgende diensten:

• SaaS Platform: Toegang tot het Synero order management platform
• White-label Aanpassing: Configuratie met uw branding en domeinnaam
• Hosting en Infrastructuur: Cloud-hosting en onderhoud van het platform
• Ondersteuning: Technische ondersteuning volgens uw service level
• Updates en Onderhoud: Regelmatige functie-updates en beveiligingspatches
• Payment Processing: Integratie met betalingsproviders

3.2 Licentie

Wij verlenen u een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepbare licentie om het Platform te gebruiken gedurende de looptijd van uw contract, in overeenstemming met deze voorwaarden en het gekozen serviceplan.

3.3 Beperkingen

U mag het Platform niet:

• Kopiëren, wijzigen, distribueren of verkopen aan derden
• Reverse-engineeren of proberen de broncode te achterhalen
• Gebruiken op een manier die schade toebrengt aan het Platform of andere gebruikers
• Gebruiken voor illegale doeleinden of in strijd met toepasselijke wetgeving
• Sub-licenties verlenen zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming

3.4 Multi-tenant Architectuur

Het Platform maakt gebruik van een multi-tenant architectuur waarbij meerdere klanten dezelfde infrastructuur delen. Elke tenant is logisch geïsoleerd om gegevensbeveiliging en privacy te waarborgen.

4. Verplichtingen van de Klant

4.1 Juiste Informatie

U bent verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste, volledige en actuele informatie over uw organisatie, contactpersonen en betalingsgegevens.

4.2 Accountbeveiliging

U bent verantwoordelijk voor:

• Het veilig bewaren van inloggegevens en toegangscredentials
• Alle activiteiten die plaatsvinden onder uw account
• Het onmiddellijk melden van vermoede beveiligingsincidenten
• Het implementeren van passende beveiligingsmaatregelen aan uw kant

4.3 Eindgebruikers

Als u het Platform aanbiedt aan eindgebruikers (bijvoorbeeld uw medewerkers of klanten), bent u verantwoordelijk voor:

• Het verkrijgen van alle benodigde toestemmingen van eindgebruikers
• Het naleven van privacywetgeving (AVG) ten aanzien van eindgebruikers
• Het beheren van eindgebruikersaccounts en toegangsrechten
• Het communiceren van eventuele gebruiksvoorwaarden aan eindgebruikers

4.4 Contentverantwoordelijkheid

U bent verantwoordelijk voor alle content die u via het Platform uploadt, inclusief:

• Menu-items, beschrijvingen en prijzen
• Afbeeldingen en logo's
• Communicatie naar eindgebruikers
• Gegevens die u importeert of verwerkt

U garandeert dat u alle benodigde rechten heeft op deze content en dat deze niet inbreuk maakt op rechten van derden of illegaal is.

4.5 Naleving van Wetgeving

U verklaart dat u het Platform zult gebruiken in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en regelgeving, inclusief maar niet beperkt tot:

• Voedselveiligheidswetgeving (indien van toepassing)
• Belastingwetgeving
• Privacy- en gegevensbeschermingswetgeving (AVG)
• Arbeidsrecht (indien u medewerkers via het Platform beheert)
• Consumentenbeschermingswetgeving

5. Prijzen en Betaling

5.1 Prijsstructuur

Synero hanteert een hybride prijsmodel bestaande uit een vast maandelijks bedrag plus een percentage van het transactievolume. De exacte tarieven worden bepaald door het gekozen serviceplan:

• Starter: €49/maand + 2,5% transactiekosten (tot €15.000/maand omzet)
• Professional: €99/maand + 2,0% transactiekosten (onbeperkte omzet)
• Enterprise: €199/maand + 1,5% transactiekosten (onbeperkte omzet)

5.2 Facturering

• De vaste maandelijkse vergoeding wordt vooraf gefactureerd
• Transactiekosten worden achteraf gefactureerd op basis van het werkelijke volume van de vorige maand
• Facturen worden digitaal verzonden naar het opgegeven e-mailadres
• Betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum tenzij anders overeengekomen

5.3 Betaalmethoden

Wij accepteren betaling via bankoverschrijving (SEPA) of automatische incasso. Voor Enterprise-klanten kunnen aangepaste betalingsvoorwaarden worden overeengekomen.

5.4 Transactievolume Berekening

Transactiekosten worden berekend over de totale waarde van alle bestellingen die via het Platform zijn verwerkt, exclusief BTW. Dit omvat alle betaalmethoden (Payconiq, Stripe, creditcard, etc.).

5.5 Prijswijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om prijzen aan te passen met een opzegtermijn van minimaal 60 dagen. Prijswijzigingen gaan in bij verlenging van uw contract.

5.6 Late Betalingen

Bij niet-tijdige betaling zijn wij gerechtigd:

• Wettelijke vertragingsrente in rekening te brengen (8% + ECB-rente volgens Belgisch recht)
• Een administratieve vergoeding van €40 in rekening te brengen
• De toegang tot het Platform op te schorten tot betaling is ontvangen
• Het contract te beëindigen bij herhaaldelijke wanbetaling

5.7 Payment Processing Fees

Onze transactiekosten zijn exclusief de kosten die betalingsproviders (zoals Payconiq, Stripe, Bancontact) in rekening brengen. Deze kosten komen voor uw rekening en variëren per provider en betaalmethode.

6. Gegevens en Privacy

6.1 Eigendom van Gegevens

U behoudt te allen tijde eigendom van alle gegevens die u via het Platform verwerkt. Synero claimt geen eigendomsrechten op uw bedrijfsgegevens of de gegevens van uw eindgebruikers.

6.2 Gegevensverwerking

Synero treedt op als verwerker van persoonsgegevens namens u (de verwerkingsverantwoordelijke). Een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) maakt deel uit van dit contract en beschrijft in detail hoe wij met persoonsgegevens omgaan.

6.3 Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen:

• SSL/TLS-encryptie voor gegevensoverdracht
• Encryptie van gevoelige gegevens at rest
• Regelmatige beveiligingsaudits en penetratietests
• Toegangscontrole en logging
• ISO 27001-geïnspireerde beveiligingsprocedures
• Regular security patches en updates

6.4 Gegevenslocatie

Uw gegevens worden opgeslagen in datacenters binnen de Europese Economische Ruimte (EER), in overeenstemming met de AVG. Wij zullen gegevens niet overdragen buiten de EER zonder uw uitdrukkelijke toestemming en passende waarborgen.

6.5 Datalek Notificatie

In geval van een datalek dat persoonsgegevens betreft, zullen wij u binnen 72 uur informeren in overeenstemming met de AVG, inclusief de aard van het incident en voorgestelde maatregelen.

6.6 Backup en Disaster Recovery

Wij maken dagelijkse backups van alle gegevens en hanteren een disaster recovery plan om gegevensverlies te minimaliseren. Wij streven naar een Recovery Point Objective (RPO) van maximaal 24 uur en een Recovery Time Objective (RTO) van maximaal 48 uur.

6.7 Data Export en Portabiliteit

U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens te exporteren in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat (CSV, JSON). Wij bieden exportfunctionaliteit via het admin panel en kunnen op verzoek complete data dumps verstrekken.

7. Intellectueel Eigendom

7.1 Eigendom Synero

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het Platform, inclusief maar niet beperkt tot software, code, design, documentatie, logo's en handelsnamen, blijven eigendom van Synero of haar licentiegevers.

7.2 Eigendom Klant

U behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op:

• Uw bedrijfsnaam, logo's en branding
• Content die u uploadt (menu-items, beschrijvingen, afbeeldingen)
• Gegevens die u via het Platform verwerkt
• Aanpassingen die u maakt binnen de toegestane configuratiemogelijkheden

7.3 Licentie op Klantcontent

Door content te uploaden naar het Platform, verleent u Synero een beperkte licentie om deze content te gebruiken, reproduceren en tonen voor het leveren van de Diensten aan u. Deze licentie eindigt wanneer u de content verwijdert of uw contract beëindigt.

7.4 Feedback en Suggesties

Als u feedback, suggesties of ideeën voor verbeteringen deelt met Synero, mag Synero deze gebruiken voor het verbeteren van de Diensten zonder enige verplichting jegens u.

7.5 White-label Gebruik

U mag het Platform presenteren alsof het uw eigen product is aan uw eindgebruikers, maar u mag het Platform niet doorverkopen als SaaS-dienst aan derden zonder een afzonderlijke reseller-overeenkomst.

8. Beschikbaarheid en Ondersteuning

8.1 Service Level Agreement (SLA)

Wij streven naar een uptime van 99,5% op maandbasis (gemeten over een kalenderjaar), exclusief gepland onderhoud. De exacte SLA is afhankelijk van uw serviceplan:

• Starter: 99,0% uptime, best-effort ondersteuning
• Professional: 99,5% uptime, prioritaire ondersteuning
• Enterprise: 99,9% uptime, dedicated account manager, 24/7 noodhulp

8.2 Gepland Onderhoud

Wij behouden ons het recht voor om gepland onderhoud uit te voeren. Wij zullen:

• U minimaal 48 uur van tevoren informeren over gepland onderhoud
• Onderhoud bij voorkeur uitvoeren buiten piekuren (s nachts of in het weekend)
• De duur van onderhoud zo kort mogelijk houden (typisch < 2 uur)

8.3 Technische Ondersteuning

Ondersteuning is beschikbaar via:

• E-mail: support@synero.eu (alle plannen)
• Ticketsysteem: Via het admin panel (Professional en hoger)
• Dedicated account manager: Telefonisch bereikbaar (alleen Enterprise)
• Documentatie: Online kennisbank en handleidingen (alle plannen)

8.4 Response Times

• Starter: Best effort, typisch binnen 48 uur op werkdagen
• Professional: Binnen 24 uur op werkdagen
• Enterprise: Binnen 4 uur voor kritieke issues, 12 uur voor overige

8.5 Updates en Nieuwe Functies

Wij rollen regelmatig updates uit met nieuwe functies, verbeteringen en beveiligingspatches. Deze updates zijn automatisch en zonder extra kosten opgenomen in uw abonnement. Voor major updates die significante wijzigingen in functionaliteit bevatten, zullen wij u van tevoren informeren.

9. Aansprakelijkheid

9.1 Beperking van Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan, is de totale aansprakelijkheid van Synero jegens u, uit welke hoofde dan ook, beperkt tot het totaalbedrag dat u in de 12 maanden voorafgaand aan het incident aan Synero heeft betaald.

9.2 Uitsluiting van Bepaalde Schade

Synero is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gederfde winst of omzetderving
• Verlies van gegevens als gevolg van uw eigen handelingen
• Schade als gevolg van handelingen van derden (bijv. hackers)
• Schade als gevolg van force majeure
• Schade als gevolg van uw niet-naleving van deze voorwaarden
• Schade ontstaan bij eindgebruikers van uw dienst

9.3 Aansprakelijkheid Betalingsproviders

Synero faciliteert de integratie met externe betalingsproviders maar is niet aansprakelijk voor:

• Downtime of problemen bij betalingsproviders
• Betalingstransacties die worden afgewezen
• Kosten of fees die door betalingsproviders worden gerekend
• Geschillen tussen u en de betalingsprovider

9.4 Uw Vrijwaring

U vrijwaart Synero van alle claims, aansprakelijkheden, schade en kosten (inclusief juridische kosten) die voortvloeien uit:

• Uw gebruik van het Platform in strijd met deze voorwaarden
• Inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door uw content
• Schending van privacy of andere rechten van eindgebruikers
• Uw niet-naleving van toepasselijke wet- en regelgeving

9.5 "As Is" Dienstverlening

Het Platform wordt geleverd "as is" en "as available". Hoewel wij streven naar hoogwaardige dienstverlening, geven wij geen garanties over ononderbroken beschikbaarheid, foutloze werking of geschiktheid voor een specifiek doel.

9.6 Eigen Verantwoordelijkheid

U blijft te allen tijde verantwoordelijk voor:

• De kwaliteit en veiligheid van producten die u via het Platform verkoopt
• Naleving van voedselveiligheidsvoorschriften (indien van toepassing)
• Correcte prijzen en productinformatie
• Belastingafdracht over uw omzet
• Relaties met uw eindgebruikers

10. Beëindiging

10.1 Duur

Het contract wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen. De eerste contractperiode bedraagt minimaal 3 maanden (proefperiode), waarna het contract maandelijks opzegbaar is.

10.2 Opzegging door Klant

U kunt het contract opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand (voor maandelijkse contracten) of 3 maanden (voor jaarcontracten). Opzegging dient schriftelijk te gebeuren via e-mail naar info@synero.eu.

10.3 Opzegging door Synero

Wij kunnen het contract opzeggen met dezelfde opzegtermijn. Daarnaast kunnen wij het contract met onmiddellijke ingang beëindigen bij:

• Ernstige schending van deze voorwaarden
• Herhaaldelijke niet-betaling na aanmaning
• Frauduleus of illegaal gebruik van het Platform
• Activiteiten die schade toebrengen aan onze systemen of andere klanten

10.4 Gevolgen van Beëindiging

Bij beëindiging van het contract:

• Eindigt uw toegang tot het Platform op de einddatum
• Blijven alle openstaande betalingsverplichtingen bestaan
• Krijgt u 30 dagen de tijd om uw gegevens te exporteren
• Worden uw gegevens na deze periode permanent verwijderd
• Blijven alle vertrouwelijkheidsverplichtingen van kracht

10.5 Geen Restitutie

Bij opzegging vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde abonnementskosten, tenzij wij in ernstige mate tekortschieten in onze verplichtingen.

10.6 Opschorting

Wij kunnen uw toegang tijdelijk opschorten (zonder het contract te beëindigen) bij:

• Niet-betaling na de betalingstermijn
• Vermoeden van beveiligingsincident of misbruik
• Noodzakelijk spoedonderhoud
• Schending van gebruiksvoorwaarden

Wij zullen u zo spoedig mogelijk informeren over een opschorting en de reden daarvan.

11. Wijzigingen

11.1 Wijzigingen in het Platform

Wij behouden ons het recht voor om het Platform te allen tijde te wijzigen, aan te passen of uit te breiden met nieuwe functionaliteiten. Wij zullen u informeren over significante wijzigingen die impact hebben op uw gebruik.

11.2 Verwijdering van Functies

Als wij functies verwijderen die essentieel zijn voor uw gebruik, zullen wij u minimaal 90 dagen van tevoren informeren en waar mogelijk een alternatief bieden. Als geen geschikt alternatief beschikbaar is, heeft u het recht het contract op te zeggen zonder opzegtermijn.

11.3 Wijzigingen in deze Voorwaarden

Wijzigingen in deze Algemene Voorwaarden worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd. Voor materiële wijzigingen die uw rechten significant beperken, geldt een aankondigingstermijn van 60 dagen. U heeft het recht binnen deze termijn het contract op te zeggen als u niet akkoord gaat met de wijzigingen.

12. Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

12.1 Toepasselijk Recht

Op deze Algemene Voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Synero en de Klant is Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

12.2 Bevoegde Rechter

Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met deze overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van België, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

12.3 Alternatieve Geschillenbeslechting

Alvorens een geschil aan de rechter voor te leggen, zullen beide partijen in goed overleg proberen het geschil op te lossen via directe onderhandelingen of mediation.

12.4 Voortzetting tijdens Geschil

Bestaande verplichtingen blijven van kracht tijdens een geschil, tenzij anders wordt bepaald door een rechter of in onderling overleg.

13. Overige Bepalingen

13.1 Volledige Overeenkomst

Deze Algemene Voorwaarden, samen met uw specifieke serviceovereenkomst en de Data Processing Agreement, vormen de volledige overeenkomst tussen u en Synero en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken.

13.2 Scheidbaarheid

Als een bepaling van deze voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De ongeldige bepaling zal worden vervangen door een geldige bepaling die de oorspronkelijke intentie zo dicht mogelijk benadert.

13.3 Geen Verklaring van Afstand van Rechten

Het niet uitoefenen of afdwingen van een recht of bepaling in deze voorwaarden betekent niet dat wij afstand doen van dat recht of die bepaling.

13.4 Overdracht

U mag uw rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming. Synero mag haar rechten en verplichtingen overdragen in geval van een fusie, overname of verkoop van de onderneming.

13.5 Force Majeure

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor niet-nakoming van verplichtingen als gevolg van omstandigheden buiten redelijke controle, zoals natuurrampen, oorlog, terrorisme, stakingen, stroomstoringen, of falen van internetproviders of hosting diensten.

13.6 Meertaligheid

Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij vertalingen in andere talen prevaleert de Nederlandse versie bij discrepanties.

13.7 Vertrouwelijkheid

Beide partijen verplichten zich om vertrouwelijke informatie die zij tijdens de samenwerking verkrijgen niet te delen met derden, behalve waar nodig voor de uitvoering van de diensten of waar wettelijk verplicht.

14. Contact